Trattamento dei dati, in assemblea condominiale con Sherlock Holmes

Il trattamento dei dati compete all’amministratore, per consentire la corretta convocazione e la validità delle delibere, effettuare verifiche in relazione ai diritti dei partecipanti. Consultando dati sensibili.

Il condominio è titolare del trattamento dati nella figura dei condòmini, ciascuno contitolare con l’altro ed estrinsecano il loro potere decisionale in relazione alle scelte sulle finalità e i mezzi per effettuare il trattamento dei dati attraverso l’assemblea.

La contitolarità nel trattamento poi, per le sue caratteristiche, rende lecita per ciascun condomino la conoscenza dei dati personali trattati presso il condominio ai sensi degli articoli 1117 e seguenti del Codice civile.

Non vi sono norme sul trattamento dei dati personali (dalla legge n. 675/1996, al Regolamento Ue 16/679 al D.lgs.101/2018) che intervengano per modificare la normativa relativa al condominio, rinvenibile al libro III, titolo VII, capo II, del Codice civile e che incidano sull’applicazione delle norme in materia di costituzione dell’assemblea e di validità delle deliberazioni (articoli 1136 e seguenti Codice civile).

Questo comporta che, come evidenziato dallo stesso Garante sin nel provvedimento 42268 del 19 maggio 2000 (Amministrazioni di condominio attività dell’amministratore di condominio), vi sia la necessità di individuare con esattezza i nominativi dei condomini: rappresentano elementi indispensabili ai fini della regolare convocazione assembleare, nonché per la verifica della validità delle stesse deliberazioni.

La tempistica

Non si pone alcun veto affinché sia lo stesso regolamento di condominio a prevedere idonee modalità per verificare, anche periodicamente, la legittimazione dei singoli a intervenire all’assemblea o per aggiornare in sede assembleare i nominativi legittimati a partecipare alla stessa.

A seguito della riforma della materia condominiale del 2012, l’articolo 1130 Codice civile, ha inserito tra gli obblighi dell’amministratore che questi debba: «curare la tenuta del registro di anagrafe condominiale contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio.

Ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni. L’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili».

Compito dell’amministratore, a detta della norma, è quello di tenere costantemente aggiornato il Registro dell’anagrafica condominiale e della sicurezza.

I limiti

È pur vero che l’amministratore mandatario non può considerarsi anche come un investigatore. E, infatti, la stessa normativa codicistica ha stabilito che «ogni variazione dei dati deve essere comunicata all’amministratore in forma scritta entro sessanta giorni».

E «l’amministratore, in caso di inerzia, mancanza o incompletezza delle comunicazioni, richiede con lettera raccomandata le informazioni necessarie alla tenuta del registro di anagrafe. Decorsi trenta giorni, in caso di omessa o incompleta risposta, l’amministratore acquisisce le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili».

La giurisprudenza ha evidenziato che non si può esigere dall’amministratore un controllo giornaliero o periodico dei Registri Immobiliari o delle altre fonti dalle quali egli deduca se i condòmini presenti nel Registro dell’Anagrafe sono ancora tali o hanno alienato o perduto in altro modo la proprietà del proprio bene.

Effettivo diritto

Secondo la recente pronuncia della Corte di Cassazione con l’ordinanza 24 aprile 2023, n. 10824, afferma che all’assemblea condominiale deve essere sempre convocato l’effettivo titolare del diritto di proprietà dell’unità immobiliare dovendosi seguire il principio in base al quale «all’assemblea condominiale deve essere convocato l’effettivo titolare del diritto di proprietà dell’unità immobiliare, indipendentemente dalla avvenuta comunicazione all’amministratore della eventuale vicenda traslativa a essa relativa, non incidendo la disciplina in ordine alla
tenuta del registro di anagrafe condominiale, di cui all’articolo 1130, n. 6), Codice civile, e all’obbligo solidale per il pagamento dei contributi in caso di cessione dei diritti, di cui all’articolo 63, comma 5, disposizioni attuative Codice civile, sull’acquisizione dello status di condomino e sulle conseguenti legittimazioni.

L’omessa convocazione del reale condomino agli effetti degli articoli 1136, comma 6, c.c. e 66, comma 3, disposizioni attuative Codice civile, costituisce, perciò, motivo di annullamento della deliberazione, in forza dell’articolo 1137 Codice civile, deducibile dal medesimo condomino non convocato».

Indagini

In conclusione, «l’amministratore di condominio, al fine di assicurare una regolare convocazione dell’assemblea, è tenuto a svolgere le indagini suggerite dalla diligenza dovuta per la natura dell’attività esercitata, onde poter comunicare a tutti l’avviso della riunione, prevalendo su ogni apparenza di titolarità il principio della pubblicità immobiliare e quello di effettività».

La giurisprudenza afferma, quindi, che l’amministratore debba convocare all’assemblea il «vero proprietario» dell’unità immobiliare e non il condomino apparente, vale a dire chi si comporti nei rapporti con i terzi come se fosse un condomino, pur non essendolo.

In ambito condominiale non opera il principio dell’apparenza del diritto, pertanto, deve considerarsi condomino non chi si comporti come tale, ma unicamente chi vanti la proprietà sul bene. Il suddetto principio è diretto a soddisfare l’esigenza di tutela dei terzi in buona fede.

Questa sentenza incide non poco sulla privacy, in quanto compete all’amministratore, per consentire la corretta convocazione dell’assemblea e, quindi, la validità del relativo deliberato, di effettuare le dovute verifiche in relazione ai diritti che seguono l’immobile sito nel condominio  amministrato, effettuando visure in conservatoria per estrarre dati relativi all’immobile ai soggetti cui gravano diritti reali sugli stessi.

di Carlo Pikler