Telematica in 10 mosse

di Daniela Zeba

Il 3 dicembre è stata pubblicata nella Gazzetta Ufficiale la legge 159/2020 che all’art. 5 bis (Disposizioni in materia di assemblee condominiali) ha previsto la modifica dell’art.66 disp.att.c.c., il cui comma 6 ora recita:

“​Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso ​della maggioranza dei ​condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione”.

L’ultimo ostacolo all’assemblea telematica è stato abbattuto ed una nuova era attende ora il condominio.

Tuttavia gli amministratori sembrano divisi in tre fazioni: entusiasti, scettici e timorosi.

Gli entusiasti sono forse i più “incoscienti”, perché non temono il cambiamento e le difficoltà che è naturale che questo comporti; in realtà non è propriamente corretto parlare di incoscienza, poichè forse si tratta  di piena consapevolezza del momento e di “prendere il toro per le corna” nello sperimentare nuovi protocolli adattabili ad un nuovo strumento di lavoro.

Ci sono poi gli scettici che, ritenendo impreparati i condòmini (o forse se stessi) alla modalità telematica, manifestano una forte resistenza al nuovo e adducono ogni scusa per non adattarsi al cambiamento che però non è più un’opzione, ma la nuova realtà.

Infine abbiamo i timorosi di tutto ciò che la telematica comporta: scelta della piattaforma, iter informativo, comunicativo ed organizzativo, deleghe, convocazione verbale e sono in uno stato di imbarazzante momentanea paralisi.

Tuttavia gli amministratori, malgrado le diverse posizioni e le difficoltà, hanno cercato nuove forme di aggregazione, si sono confrontati e si confrontano quotidianamente, scambiandosi esperienze, metodologie, modulistica, per affrontare con serenità il futuro, che è comunque già qui non possiamo non prenderne atto.

Due delle esperienze più significative sono state l’iniziativa del canale Whatsapp e Telegram #maipiùsoli, fondato dal giornalista del Sole 24 Ore, Glauco Bisso e la costituzione del gruppo Facebook “La Categoria degli Amministratori” nato spontaneamente a novembre e che ora conta quasi 1600 professionisti. Entrambe le iniziative promuovono webinar, discussioni, simulazioni di assemblea. Mentre il canale #maipiùsoli si concentra maggiormente sugli strumenti e modalità operative dell’assemblea telematica, “La Categoria degli Amministratori” ha anche ambizioni “politiche” di riconoscimento della professione.

Il tempo dirà se e come gli amministratori sapranno veramente fare squadra e fronte comune.

Al momento è opportuno preoccuparsi di come affrontare il cambiamento, nella maniera più indolore possibile. Quindi, a partire da adesso, quale saranno gli step da seguire per convocare, nella nuova opzione telematica, l’assemblea?

1. ASSICURARSI DI AVERE UNA LINEA INTERNET STABILE

1. INFORMAZIONE PREVENTIVA ai condòmini. Educarli al nuovo strumento telematico con idonea documentazione per l’accesso alla piattaforma scelta, alle modalità di collegamento e a nuovi comportamenti per intervenire e prendere la parola. Fare prove di collegamento prima dell’assemblea ufficiale.
2. RACCOGLIERE IL CONSENSO ALLA TELEMATICA IN VIA PREVENTIVA, PRIMA DELL’ASSEMBLEA. Sappiamo che basta la maggioranza delle teste, ma per sicurezza, se si può, raccogliamo il consenso più ampio possibile.

1. CONVOCARE IN PRIMA ED IN SECONDA CONVOCAZIONE SULLA PIATTAFORMA SCELTA CON LARGO ANTICIPO, nelle stesse modalità tradizionali (nulla è cambiato in questo senso).

1. RACCOGLIERE POSSIBILMENTE  LE DELEGHE PRIMA DELL’ASSEMBLEA.

1. FARSI AIUTARE NEL GESTIRE LA VIDEOASSEMBLEA: è meglio ad essere almeno due con due monitor, uno per il collegamento e l’altro per la condivisione dello schermo.

1. TENERE SEMPRE DI RISERVA UN PORTATILE COLLEGATO A SUPPORTO IN CASO DI EMERGENZA E PER VERIFICARE LA VISIONE DEI PARTECIPANTI ALL’ASSEMBLEA.

1. FARE L’APPELLO, CONTROLLARE  LE PRESENZE PER VERIFICARE CHI E’ ONLINE.

1. FORNIRE CHIARE REGOLE PER REGOLAMENTARE LA DISCUSSIONE ED IL CONTRADDITTORIO. Se qualcuno dovesse momentaneamente perdere il collegamento, lo si considera momentaneamente assente.

1. REDIGERE IL VERBALE DURANTE L’ASSEMBLEA NEI SUOI PUNTI ESSENZIALI, DARNE LETTURA A FINE SESSIONE ED INVIARNE LA SCANSIONE AL PRESIDENTE PER LA FIRMA.