Privacy in condominio: tanti i paletti

Amministratori titolari del trattamento dei dati. Videosorveglianza limitata e installata solo con il consenso previsto. E una valutazione obbligatoria nel caso di accesso alle informazioni.

Il 6 ottobre a Roma, con il Patrocinio e presso la rappresentanza in Italia del Parlamento Europeo, Francesco Modafferi, dirigente del Garante per la protezione dei dati personali è intervenuto in un convegno a parlare di privacy all’interno del contesto condominiale.

Dall’incontro è emerso che il condominio è inquadrato come la collettività dei condomini che lo compongono. I condòmini sono «contitolari di un unico, complessivo trattamento dei dati, del quale l’amministratore ha solo la concreta gestione» (documento web n. 42268, Garante nazionale, del 19 maggio 2000 in Bollettino n. 13 pag. 7 e doc. web n. 1053868, dell’Autority del 16 luglio 2003).

Come tali, «hanno il diritto di conoscere le informazioni utili riguardanti l’amministrazione e il funzionamento del condominio, comprese quelle che riguardano eventuali posizioni debitorie e creditorie dei singoli condomini nei confronti del condominio stesso».

Diritti

Questi, esprimendo la loro volontà attraverso deliberazioni assunte in assemblea, in qualità di contitolari, determinano le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali, come dispone l’articolo 4, n.7 Reg. Ue 16/679. Identico concetto è stato poi ribadito nella Relazione annuale del Garante per l’anno 2019 pubblicata il 23 giugno 2020.

L’articolo 4 paragrafo 1, punto 1, definisce il soggetto interessato come «la persona fisica alla quale si riferiscono i dati personali». I condòmini, quindi, laddove siano persone fisiche, oltre a essere (con) titolari, rivestiranno anche la veste di interessati e, come tali, potranno anche esercitare i diritti a essi riconosciuti in tale qualità, compreso l’accesso per la verifica sul rispetto delle finalità del trattamento e dell’adozione delle misure tecniche ed organizzative adeguate al rischio.

Nella medesima Relazione si ripete che per quanto riguarda l’amministratore di condominio, si può confermare «quanto già indicato nel provvedimento 18 maggio 2006 (documento web n. 1297626) e ribadire che le informazioni personali riferibili a ciascun partecipante possono essere trattate per la finalità di gestione e amministrazione del condominio e che possono essere per tali ragioni condivise all’interno della compagine condominiale, tenendo anche conto che i condomini devono essere considerati contitolari di un medesimo trattamento dei dati (v. ora art. 4, par. 1, n. 7 e Capo IV, in particolare art. 26 del Rgpd) di cui l’amministratore, agendo in eventuale veste di responsabile del trattamento, ha la concreta gestione (v. ora art. 4, par. 1, n. 8 e Capo IV del Rgpd)».

I ruoli

L’amministratore, dunque, può rivestire il ruolo di titolare autonomo del trattamento, ovvero essere nominato responsabile del trattamento dei dati. Dinanzi al Garante si è discusso sull’opportunità nella scelta dei ruoli e su come questi debbano essere rivestiti e, in via pacifica, è emerso conveniente che nella gestione dell’attività di mandato si procedesse ad effettuare la nomina dell’amministratore, ai sensi dell’articolo 28 Gdpr, a rivestire il ruolo di responsabile del trattamento dati.

Resta il dubbio sul quorum necessario per effettuare la delibera di nomina. Si è discusso poi il tema caldo della videosorveglianza, nel quale è stata ribadita la necessità che il condominio effettui, prima di installare un impianto di videosorveglianza seguendo il quorum previsto dall’articolo 1122 ter Codice civile, una valutazione sul contemperamento degli interessi, analizzando l’aspettativa dell’interessato a vedersi ripreso, nonché gli stati di necessità (per raggiungere le finalità perseguite non devono essere possibili mezzi meno invasivi che possano garantire lo stesso risultato della videosorveglianza) e attualità (devono essersi già verificati eventi criminosi proprio in quel condominio).

Se si adotta questo principio generale, e si applicano in maniera ferrea i principi di minimizzazione e pertinenza (per esempio, oscurando i volti nell’area antistante alla zona dei cassonetti, apponendo i dovuti cartelli), come espresso anche nelle Linee Guida sulla Videosorveglianza n. 3/2019 dell’Edpb, può ritenersi possibile monitorare le aree condominiali di raccolta differenziata.

Videosorveglianza limitata e installata solo con il consenso previsto

Riservatezza

Infine, si è anche in trattato il tema della riservatezza sugli atti e documenti condominiali. Il dovere ex articolo 1713 Codice civile di rendere al mandante il conto sull’operato e di rimettere al mandatario tutto ciò che l’amministratore ha ricevuto, comporta davvero un obbligo di rendere visione e una consegna di documenti al condomino mandante che ne fa richiesta, priva da ogni limite?

Secondo il Garante, ogni richiesta di documentazione segue comunque il principio generale degli accessi, secondo il quale, a detta dell’Authority, spetta sempre all’amministratore il dovere di effettuare una valutazione sugli interessi, andando a considerare la richiesta e l’impatto che questa possa avere su eventuali contro interessati.

Laddove questi vi fossero (per esempio, nel caso di richiesta copia di corrispondenza o di documenti in possesso dell’amministratore ma attinenti a una proprietà privata), si dovrà sempre valutare sia la pertinenza della richiesta di accesso rispetto alla finalità che si intende perseguire, sia il principio di minimizzazione, che va a escludere la comunicazione di dati strettamente personali e non necessari, soprattutto laddove contengano informazioni di natura sensibile.

di Carlo Pikler