La privacy in condominio è oggi uno dei temi più delicati nella gestione delle aree comuni, soprattutto quando si parla di piscine, campi da tennis, sistemi di prenotazione online e videosorveglianza. Registri ospiti, accessi controllati, applicazioni per le prenotazioni e telecamere installate negli spazi condivisi comportano infatti la raccolta e la gestione di informazioni personali che non possono essere trattate in modo superficiale.
La gestione di piscine e campi da tennis in ambito condominiale non è solo questione di regolamenti interni e di buona convivenza: si tratta di un terreno dove la protezione dei dati personali assume un ruolo sempre più centrale.
La presenza di registri ospiti, prenotazioni online, sistemi di controllo accessi e telecamere rende il condominio un piccolo ecosistema di trattamento dati. L’amministratore e lo studio che lo assiste devono allora muoversi con rigore, rispettando il Gdpr, le norme civili e, soprattutto, gli orientamenti del Garante per la privacy. Le nuove Linee guida del 10 aprile 2025, oggi in consultazione, segnano un passaggio importante e offrono una cornice aggiornata che ogni condominio dovrebbe tenere a riferimento.
Prenotazioni di piscina e campo da tennis: quali dati si possono raccogliere
Quando un condomino prenota uno slot per la piscina o per il campo da tennis, spesso deve indicare quanti ospiti intende portare. A volte viene richiesto anche il nominativo degli ospiti. In questo caso si entra in pieno nel trattamento di dati personali: il nome dell’ospite non è un dettaglio irrilevante, ma un’informazione da gestire con tutte le cautele di legge.
Il principio di minimizzazione impone di raccogliere solo i dati strettamente necessari: se basta il numero degli ospiti, non serve conoscerne i nomi. Solo in contesti di particolare necessità, ad esempio per motivi di sicurezza o per gestire eventi con alta affluenza, può essere giustificata la registrazione nominativa, ma con tempi di conservazione molto brevi e con accesso ristretto.
È vietato, salvo obblighi specifici, richiedere copie dei documenti di identità: si tratta di un trattamento sproporzionato.
Videosorveglianza condominiale: cosa prevedono le nuove Linee guida
La questione diventa ancora più delicata quando si parla di videosorveglianza. Le telecamere negli spazi comuni sono ammesse solo se approvate dall’assemblea condominiale, ai sensi dell’art. 1122-ter c.c., e devono rispettare il principio di proporzionalità.
Le nuove Linee guida del 2025 ribadiscono che la delibera assembleare è il presupposto necessario per la liceità del sistema: l’assemblea deve stabilire finalità, modalità, tempi di conservazione e soggetti autorizzati a visionare le immagini. La prassi insegna quanto sia rischioso ignorare tali regole.
Nel provvedimento n. 9960920 del 26 ottobre 2023, ad esempio, il Garante ha sanzionato un amministratore che aveva installato telecamere senza delibera e con accesso indiscriminato ai filmati tramite smartphone. La sanzione, seppur contenuta (1.000 euro), ha ribadito un principio fondamentale: senza delibera e senza trasparenza il trattamento è illecito.
La giurisprudenza conferma questa linea. La Corte di cassazione penale, con la sentenza n. 30191/2021, ha affermato che la ripresa di parti comuni non è di per sé illecita, ma l’uso che se ne fa può determinare violazioni della privacy.
E più di recente, con l’ordinanza n. 10925 del 23 aprile 2024, la Cassazione ha ribadito che il singolo condomino non può installare liberamente telecamere sulle parti comuni senza rispettare la riservatezza altrui. La legittimità passa sempre per la delibera assembleare e per il rispetto delle garanzie di legge. Altro nodo critico è quello dei tempi di conservazione.
Tempi di conservazione dei dati: il principio del “tempo minimo”
Le Linee guida del 2025 insistono sul principio del “tempo minimo”: registri ospiti conservati per 24–72 ore, log di accessi per 30 giorni, immagini video per 24–72 ore salvo eventi eccezionali. Se vi è un illecito o un danno, si può estrarre e conservare solo la parte utile come prova, non l’intero archivio.
Il ruolo dell’amministratore e dello studio di amministrazione esce rafforzato: sono chiamati a garantire accountability, cioè capacità di dimostrare in ogni momento che le scelte compiute sono proporzionate e documentate.
Devono predisporre informative trasparenti per condomini e ospiti, aggiornare il registro dei trattamenti, stipulare contratti chiari con i fornitori (che agiscono da responsabili esterni) e vigilare sulla sicurezza delle piattaforme digitali.
Gli esempi concreti non mancano e offrono spunti operativi preziosi.
Non si possono pubblicare in bacheca i nominativi dei condomini morosi o dei trasgressori del regolamento: tali informazioni vanno comunicate solo individualmente. Lo stesso varrebbe per indicare, ad esempio, i nominativi dei soggetti che si sono prenotati per l’uso degli impianti sportivi. Non si possono usare sistemi biometrici per l’accesso alle strutture: sarebbero sproporzionati. Non si possono conservare i dati per tempi indeterminati: la regola è cancellare in automatico, non accumulare.
In definitiva, gestire una piscina o un campo da tennis condominiale nel 2025 significa essere consapevoli che ogni prenotazione, ogni registro ospiti, ogni telecamera comporta un trattamento di dati personali.
Le nuove Linee guida del Garante rafforzano la centralità della trasparenza, della minimizzazione e della proporzionalità. Per gli studi di amministrazione la sfida è trasformare questi principi in prassi quotidiane, capaci di garantire sicurezza e serenità ai condomini e ai loro ospiti, senza mai dimenticare che dietro ogni dato c’è una persona e un diritto fondamentale da rispettare.
di Avv. Carlo Pikler