Nel condominio, il passaggio di consegne tra amministratori di condominio viene spesso vissuto come una scena molto italiana: scatoloni, chiavi, registri, fatture, password annotate su foglietti improbabili e, quasi sempre, una frase ricorrente: «Le carte ci sono, bisogna solo sistemarle».
In realtà, quel momento apparentemente materiale è uno dei più sensibili dell’intera vita condominiale, perché in quelle carte, in quei file e in quelle credenziali non transitano soltanto documenti: transitano dati personali, rapporti giuridici, responsabilità e, talvolta, anche contenziosi. Proprio per questo il passaggio delle consegne tra amministratore uscente e subentrante non è una cortesia tra professionisti, ma un obbligo giuridico vero e proprio, che vive all’incrocio tra codice civile e Gdpr.
Gli obblighi previsti dall’articolo 1129 del Codice Civile
Sul piano civilistico il punto di partenza è netto. L’articolo 1129 c.c., come modificato dalla riforma del condominio, stabilisce che alla cessazione dell’incarico l’amministratore è tenuto alla consegna di tutta la documentazione in suo possesso afferente al condominio e ai singoli condomini, ed è inoltre tenuto a eseguire le attività urgenti per evitare pregiudizi agli interessi comuni, senza diritto a ulteriori compensi.
È una norma molto più severa di quanto a volte si immagini, perché fotografa bene la logica del sistema: l’amministratore non possiede la documentazione, la detiene in ragione dell’ufficio; cessato l’incarico, non può farne un presidio personale né tantomeno una leva negoziale.
Il collegamento con il contratto di mandato
Qui entra in scena anche la disciplina del mandato. Il Garante, nel documento di indirizzo posto in consultazione il 10 aprile 2025, richiama espressamente il rinvio dell’articolo 1129, comma 15, alle regole generali del mandato.
E infatti l’articolo 1713 c.c. dispone che il mandatario deve rendere al mandante il conto del suo operato e rimettergli tutto ciò che ha ricevuto a causa del mandato, mentre l’articolo 1176 c.c. impone la diligenza nell’adempimento e il 1218 c.c. fonda la responsabilità per inesatto adempimento.
Tradotto dal civilistese all’italiano corrente: l’amministratore uscente deve restituire bene, per intero e senza ritardi ciò che ha gestito per conto del condominio; se non lo fa, il problema non è solo organizzativo, ma anche di responsabilità.
La Cassazione chiarisce gli obblighi dell’amministratore uscente
La giurisprudenza di legittimità ha poi chiarito alcuni aspetti molto pratici, e proprio per questo preziosi. Con l’ordinanza 40134 del 15 dicembre 2021, la Cassazione ha affermato che il nuovo amministratore deve indicare in modo specifico i documenti richiesti e la loro inerenza alla gestione del bene comune; ma, una volta fatto questo, spetta al precedente amministratore eccepire l’eventuale estraneità della documentazione o provare fatti impeditivi o estintivi.
Nello stesso filone, la Corte ha ribadito che l’obbligo di consegna si inserisce in un dovere di leale collaborazione con il nuovo amministratore. È un passaggio importante, perché toglie spazio a due alibi molto diffusi: il primo è quello del «non ti consegno nulla finché non mi dici esattamente ogni foglio». Il secondo è quello, ancora più creativo, di «arrangiati, recupera dai fornitori». No: la collaborazione dell’uscente resta parte dell’obbligazione.
Il passaggio di consegne è anche un trattamento di dati personali
Fin qui il diritto civile. Ma il punto davvero interessante è che il passaggio delle consegne è anche un trattamento di dati personali in piena regola.
Dentro il fascicolo condominiale ci sono dati anagrafici, codici fiscali, recapiti, dati catastali, quote millesimali, posizioni debitorie, coordinate bancarie, eventuali contenziosi, talvolta perfino dati particolari relativi alla salute, per esempio, quando vi siano pratiche per abbattimento delle barriere architettoniche o sinistri con documentazione sanitaria.
Il documento del Garante 2025 sottolinea proprio che il condominio è un contesto in cui la circolazione di informazioni personali può essere molto intensa e, in alcuni casi, riguardare anche categorie particolari di dati ai sensi degli articoli 9 e 10 Gdpr.
Da qui il primo effetto privacy: il passaggio non può essere confuso con una diffusione indiscriminata. Il trasferimento dei dati dall’amministratore uscente al subentrante è lecito perché trova fondamento negli obblighi legali e civilistici di gestione del condominio, e dunque nel principio di liceità dell’articolo 6 Gdpr.
Ma deve rispettare anche i principi dell’articolo 5 Gdpr: limitazione della finalità, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza. In altri termini, il nuovo amministratore ha diritto a ricevere ciò che serve per amministrare il condominio, non un archivio parallelo fatto di appunti personali, commenti informali o annotazioni eccentriche del tipo condomino litigioso, non paga mai, single, non verrà all’assemblea.
Proprio il vademecum del Garante ricorda che annotazioni personali di questo genere non possono comparire nei fogli condominiali, cartacei o elettronici.
Quali informazioni non devono essere trasmesse
Un esempio aiuta più di una massima. Se l’amministratore uscente consegna il registro di anagrafe condominiale, i rendiconti, il conto corrente, i contratti di appalto, lo storico dei morosi e le pratiche di contenzioso, sta adempiendo a un obbligo di legge.
Se invece gira al collega, insieme ai documenti, una cartella chiamata «persone difficili» con note soggettive su abitudini, assenze, rapporti familiari o condizioni personali dei condomini, non sta facendo un passaggio di consegne: sta creando un trattamento eccedente e potenzialmente illecito.
Il Garante ricorda infatti che possono essere trattate solo informazioni pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità di gestione e amministrazione.
Privacy e diritto di accesso: due concetti da non confondere
C’è poi un altro equivoco frequente: pensare che privacy significhi poter negare il passaggio dei dati. Non è così.
Lo stesso Garante ha chiarito che la conoscibilità delle informazioni condominiali resta ferma quando sia conforme alla disciplina civilistica; e il documento 2025 distingue opportunamente il diritto di accesso ai dati personali ex articolo 15 Gdpr dal diverso diritto, previsto dal Codice civile, di prendere visione della documentazione e dei registri condominiali.
In sostanza, la privacy non serve a nascondere l’anagrafe condominiale o i documenti al nuovo amministratore; serve, piuttosto, a far sì che la loro circolazione avvenga nel perimetro corretto, con misure adeguate e senza eccedenze.
Il passaggio di consegne nell’era digitale
Infine, il passaggio delle consegne oggi non è più soltanto materiale, ma digitale. E qui il livello di attenzione deve salire. Consegnare registri e faldoni è importante; consegnare credenziali di accesso, caselle Pec, archivi cloud, software gestionali, backup e rubriche lo è ancora di più.
L’articolo 32 Gdpr impone misure tecniche e organizzative adeguate, e questo significa che il passaggio non dovrebbe avvenire con password inviate via messaggio, chiavette Usb senza controllo o caselle e-mail lasciate contemporaneamente accessibili a vecchio e nuovo amministratore per mesi.
Il vero rischio, infatti, non è solo la mancata consegna: è la doppia disponibilità incontrollata dei dati.
Continuità gestionale e tutela dei dati: il vero obiettivo del passaggio di consegne
La conclusione, allora, è meno burocratica di quanto sembri. Nel cambio di amministratore il diritto chiede due cose, semplici solo in apparenza: continuità gestionale e sobrietà informativa. Il codice civile pretende che l’uscente consegni tutto ciò che serve e collabori lealmente; il Gdpr pretende che quel trasferimento avvenga in modo pertinente, sicuro e non eccedente.
Il buon passaggio di consegne, insomma, non si misura dal numero dei faldoni sul tavolo, ma dalla qualità giuridica di ciò che viene trasmesso. E se proprio si vuole una regola pratica, potrebbe essere questa: tutto ciò che serve al condominio deve passare; tutto ciò che serve solo alla memoria polemica di chi esce deve restare fuori dalla scatola.
di Avv. Carlo Pikler