Passaggio di consegne in condominio, come si fa

Anche se è il vero protagonista della gestione di un condominio, non sempre l’amministratore riceve i consensi da parte di tutti i condòmini, che possono decidere, per più di una ragione, di revocarne la nomina o evitarne la riconferma, optando per altra scelta: in questo frangente come funziona questo meccanismo? E come funziona il passaggio di consegne fra il vecchio e il nuovo amministratore?

Competenze, nomina e durata

L’amministratore di condominio ha come competenze la gestione dello stabile e l’esecuzione delle delibere assembleari. Le sue attribuzioni vanno dalla manutenzione ordinaria alle varie incombenze, anche improvvise, collegate alla gestione dello stabile, nonché per la conservazione dei beni comuni. L’incarico conferito all’amministratore di un condominio ha durata di un anno, è rinnovabile automaticamente per l’anno successivo (tranne la ipotesi di revoca da parte dell’assemblea). Dopo di ciò, il mandato termina e i condòmini possono decidere se incaricare nuovamente l’amministratore per un altro anno o meno. La riforma del condominio del 2012, tra l’altro, ha certamente reso più snella la procedura di sostituzione dell’amministratore, ma vi sono criteri importanti da tenere in debito conto.

La revoca di un amministratore può avvenire nei seguenti casi: scadenza dell’incarico, revoca assembleare durante l’incarico, revoca da parte dell’autorità giudiziaria. In particolare, secondo l’articolo 1129 del Codice civile, la revoca dell’amministratore «può essere deliberata in ogni tempo dall’assemblea con la maggioranza prevista per la sua nomina oppure con le modalità previste dal regolamento di condominio».

I millesimi

L’assemblea dei condomini può revocare l’amministratore con una maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno i 500 millesimi del valore dell’edificio, sia in prima che in seconda convocazione, o comunque con le modalità stabilite dal regolamento condominiale. Le stesse maggioranze valgono anche in caso di conferma dell’amministratore, quindi al rinnovo dell’incarico.

Sempre secondo l’articolo 1129, una volta revocato l’amministratore di condominio non potrà più essere nominato nuovamente dall’assemblea. A quel punto si potrà procedere con la nomina di un nuovo amministratore. È opportuno ricordare che, in caso di revoca del vecchio amministratore senza la contestuale scelta di uno nuovo, quello uscente conserverà i suoi poteri e doveri sino alla nomina del sostituto.

I primi atti del nuovo amministratore

La nomina di un nuovo amministratore sarà confermata solo dopo l’accettazione, da parte di quest’ultimo del proprio incarico, che può avvenire durante l’assemblea o in un momento successivo. In occasione dell’accettazione, l’amministratore dovrà rendere noti i propri dati anagrafici e professionali, il luogo in cui saranno serbati i registri di condominio, i giorni e gli orari in cui potranno essere consultati e dovrà affiggere nel luogo di accesso al condominio le sue generalità e i suoi recapiti, di solito attraverso l’utilizzo di una targhetta posta all’altezza del portone di ingresso del condominio; inoltre, dovrà rivolgersi all’amministratore uscente per accordarsi a mente del passaggio di consegna di tutti i documenti afferenti il condominio e quelli contemplanti la gestione precedente.

Modalità del passaggio

Il passaggio di consegne non è semplicemente un atto formale di sostituzione dell’amministratore, a far da seguito alla delibera dell’assemblea di nomina del nuovo professionista, ma una incombenza delicata con cui quello uscente pone il suo sostituto nella condizione di operare e assumere il possesso di tutta la documentazione relativa al condomino. È proprio con la consegna dei documenti, infatti, che il nuovo amministratore può acquisire i pieni poteri di gestione dello stabile.

L’amministratore uscente deve consegnare tutta la documentazione inerente alla gestione del condominio (bilanci, registri, estratti conto) al nuovo amministratore o a chi gli viene indicato, che è tenuto a redigere il cosiddetto rendiconto della gestione. Dal documento è possibile rinvenire eventuali ammanchi di cassa e, quindi, valutare se siano prefigurabili gli estremi del reato di appropriazione indebita per l’amministratore che abbia governato in modo improprio le entrate del condominio.

Anche se il Codice civile non stabilisca espressamente entro quale termine debba avvenire il passaggio di consegne, si presuppone che l’adempimento debba concretizzarsi non prima di 30 giorni, in modo da poter appurare che nessuno dei condomini possa impugnare la delibera di nomina del nuovo amministratore. Alla scadenza del mese tutta la documentazione dev’essere consegnata, in una o più occasioni, specialmente se la predetta sia particolarmente corposa.

Doveri di chi lascia

Secondo quanto reso dalla Cassazione, spetta all’amministratore uscente farsi carico personalmente della consegna della documentazione e portarsi presso l’indirizzo indicatogli dal nuovo amministratore con il materiale, senza richiedere alcun rimborso spese o parcella aggiuntiva. La semplice messa a disposizione presso il proprio studio delle carte, non basta.

Per evitare successivi problemi, poi, sarebbe cosa buona e consigliata che il passaggio fosse sancito da un atto scritto, il cosiddetto verbale di consegna, in cui snocciolare tutti i documenti scambiati tra i due amministratori. Il verbale, sottoscritto da entrambi, permetterà così di individuare eventuali loro responsabilità future. Nella ipotesi di mancata o tardiva nomina del successore, a ogni buon conto, è nel diritto di ogni condomino avanzare istanza nei riguardi dell’amministratore uscente circa la consegna della documentazione.

È importante sottolineare, a questo punto, che l’ex amministratore deve comunque consegnare i documenti anche se sia in attesa di essere rimborsato delle somme eventualmente anticipate per conto del condominio e liquidato delle proprie competenze, e che la sottoscrizione del verbale di consegna della documentazione da parte del nuovo amministratore, quando afferisca all’esercizio delle sue funzioni, non contempli una ricognizione di debito fatta dal condominio riguardo le anticipazioni di pagamenti fatte dal precedente amministratore e risultanti dalla situazione di cassa riscontrata.

I documenti da riconsegnare

Dal momento che il passaggio di consegne fra amministratore uscente e il successore sia incontestabile, i documenti che devono essere consegnati sono: il libro dei verbali delle varie assemblee, il regolamento di condominio, le tabelle millesimali, il codice fiscale del condominio, gli estratti conto del condominio e la documentazione bancaria, l’anagrafe condominiale con gli estremi di tutti i condomini, l’eventuale polizza assicurativa dello stabile, il Cpi (Certificato di Prevenzione Incendi), la conformità impianti, i contratti di manutenzione, i contratti di appalto; e ancora: fatture, quietanze di pagamenti, documenti fiscali, corrispondenza varia, timbro del condominio, chiavi di portone, lastrico solare, eventuali magazzini e ripostigli di proprietà del condominio, libretto assegni, documentazione inerente eventuali cause in corso, versamenti Inps, Inail, buste paga, e il documento di chiusura di cassa, cui va riservata una Particolare attenzione, al fine di verificare con esattezza i versamenti già eseguiti e quelli ancora da effettuare.

In caso di mancata consegna

Laddove si venga a consumare la ipotesi di mancata consegna di tutta la documentazione o di parte di essa, il condominio, a mezzo del nuovo amministratore, è legittimato ad agire in giudizio contro il precedente professionista, anche con un ricorso d’urgenza. Il giudice può, per l’effetto, ordinare la consegna dei documenti, accogliendo anche un’eventuale richiesta di risarcimento danni. L’amministratore uscente, quindi, non ha diritto a trattenere somme di proprietà del condominio, neanche per l’eventuale liquidazione di compensi arretrati, in quanto tale comportamento configurerebbe il reato di appropriazione indebita. Peraltro, l’amministratore uscente non ha ragione di trattenere i documenti e l’eventuale inadempimento dell’obbligo di consegna lo rende responsabile di tutti i danni che il condominio dimostri di aver subito a causa della mancata o ritardata restituzione. Luca Ficuciello