I vantaggi di un’area riservata condominiale online

Nella quotidianità l’utilizzo dell’online è una consuetudine. Per esempio, accedere all’home banking dal proprio smartphone rientra fra le attività comuni e sembrano lontani i tempi in cui si provava diffidenza verso l’uso di credenziali e portali con accessi online. Fra i vari portali utilizzabili, tramite credenziali, per accedere e consultare i dati vi è la possibilità dell’area riservata condominiale.

Che cos’è l’area riservata condominiale?

Alla stregua di un portale di home banking, l’area riservata condominiale è l’area online che contiene tutti i dati relativi al condominio, consultabili da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento.

L’area riservata condominiale può essere costruita in diverse modalità, essere presente online sul sito web dello studio d’amministrazione condominiale oppure sul sito gestionale contabile.

È proprio il gestionale contabile che, nella maggior parte dei casi, offre la possibilità all’amministratore di condominio di fornire l’accesso all’area riservata a tutti i condòmini, generando in autonomia credenziali di accesso ad personam.

Che cosa può contenere l’area riservata condominiale?

In un portale web si possono implementare diverse funzionalità, che vanno oltre la sola consultazione dei bilanci consuntivi e preventivi e i verbali, quali:

• possibilità di pagare online le rate
• possibilità di mandare/ricevere a tutti comunicazioni con una funzione di bacheca
• possibilità di rispondere a questionari e sondaggi
• possibilità di aprire richieste di intervento da parte del condòmino
• possibilità di consultare tutte le fatture del condominio
• possibilità di consultare i numeri di emergenza e dei fornitori del condòminio
• possibilità di scaricare dei materiali dedicati al condòmino e/o al condominio
• possibilità di prenotare un appuntamento con lo studio

Essendo una definizione generale, non seguendo criteri normativi se non il rispetto del regolamento Gdpr per quanto riguarda la privacy dei dati contenuti, l’area riservata condominiale può essere realizzata o integrata sul proprio sito web scegliendo o facendo sviluppare le funzioni che sono necessarie. Inoltre, oltre alle funzionalità pratiche, l’area riservata da un grande vantaggio: mostrarsi trasparenti.

Professionalità

A volte il pensiero comune sulle persone che svolgono la professione di amministratore di condominio può essere poco lusinghiero, complici luoghi comuni e, purtroppo, la poca professionalità di alcuni soggetti, e questo innesca un pregiudizio negativo da parte di molte persone, che sentono di dover temere per una poca trasparente da parte dell’amministratore di condominio a cui si sono affidati.

Fornire un’area riservata online permette di mostrare chiaramente tutte le fatture, tutti i pagamenti eseguiti e le rate incassate, tutti gli interventi in corso, in modo da mostrare totale trasparenza nell’operato e combattere i luoghi comuni.

Vantaggi per i condòmini

Dal punto di vista dei condòmini, l’area riservata semplifica notevolmente l’interazione con l’amministratore di condominio. In momenti di dubbio, magari in ore notturne o giorni festivi, invece di telefonare o mandare una mail per chiedere chiarimenti il condòmino potrà accedere in autonomia all’area riservata condominiale, visualizzare i dati e dissolvere ogni dubbio.

Nel caso il dubbio fosse più radicato, l’aver consultato l’area riservata e aver trovato dei documenti con cui poter ragionare, permetterà al condòmino di chiamare o mandare mail indicando più dettagli e, spesso, ottimizzando i tempi essendo più breve la domanda. Consultare i documenti in modo digitale permette anche ai condòmini di risparmiare i costi della stampa.

Inoltre, se si fornisce la possibilità di pagare online le rate, il condòmino potrà in autonomia consultare la scadenza delle rate e pagare anche in tempo reale, così da togliere il pensiero di dover pagare con altre modalità di pagamento alla scadenza.

Se nell’area riservata è presente la possibilità di visionare lo stato degli interventi aperti, il condòmino potrà seguire ogni problematica manutentiva in autonomia senza necessità di ulteriori chiarimenti o richieste di aggiornamento repentine.

Vantaggi per lo studio

Per lo studio di amministrazione, l’area riservata è uno strumento che migliora l’efficienza operativa. Prima di tutto, semplifica la gestione delle informazioni del condominio. Avendo la possibilità di archiviare tutte le fatture, si avrà uno storico più comodo e maneggevole di un archivio cartaceo.

Inoltre, le richieste da parte dei condòmini diminuiscono nel momento in cui hanno a disposizione tutto in modo trasparente e immediato, che si traduce in un minor carico lavorativo nel dover rispondere a mail, solleciti, richieste, chiamate, che genera la possibilità di una migliore gestione del tempo in quanto meno interrotto da richieste di informazioni.

Vedere l’area riservata condominiale come un vantaggio è la giusta chiave: dare ai condòmini tutti gli strumenti operativi per operare in autonomia permette di delegare al condòmino la responsabilità di reperire informazioni, in quanto sono totalmente a disposizione.

È bene pensare però anche a quei condòmini poco avvezzi alla tecnologia: oltre che essere sempre disponibili per un confronto tradizionale, è importante pensare anche a come facilitare l’accesso all’area riservata e un’idea può essere quella di creare dei video tutorial dedicati così da guidare ed incentivare l’uso, a beneficio di tutti.

Infine, è importante prestare la massima attenzione alla sicurezza informatica dell’area riservata condominiale, indicando anche ai condòmini di salvare le loro password in un posto sicuro.

L’area riservata condominiale permette di migliorare l’efficienza dello studio, ridurre tempi nella gestione delle domande ricorrenti e problematiche e di migliorare la percezione rispetto al discorso trasparenza dello studio d’amministrazione condominiale: adottarla aiuta a innovarsi e innovare il modo in cui ci si relaziona.

di Manuel De Stefano