Green Pass anche in condominio? Ecco che cosa prevede la legge

In ottemperanza al decreto legge 21 settembre 2021 numero 127, l’amministratore inequivocabilmente deve occuparsi di trattare i dati necessari per la rilevazione della certificazione verde. Tale rilevazione riguarda non solo lo studio di amministrazione stesso, ma anche condominio, da intendersi pacificamente come luogo di lavoro e, in caso di presenza di dipendente (portiere), anche come datore di lavoro. Nel condominio, sprovvisto di altre misure consentite, la rilevazione potrà avvenire esclusivamente mediante utilizzo dell’app VerificaC19.

L’attività di verifica, come confermato anche dal Garante per la protezione dei dati personali, può essere svolta dall’amministratore pro tempore direttamente, ovvero da un soggetto che questi delega formalmente. Per rispondere alle numerose domande abbiamo sintetizzato l’argomento in punti relativamente alle attività da svolgere per quanto attiene i condomini amministrati:

• Predisporre l’informativa del trattamento dei dati ex articolo 13 Gdpr, che potrà mettersi a disposizione degli interessati prima che venga effettuato l’accertamento, (quindi preferibilmente prima dell’accesso al condominio), sensibilizzando il delegato ad invitare il soggetto “accertato” a visionare l’informativa stessa e, preferibilmente, a sottoscrivere la copia che resta in possesso del Condominio per dimostrarne la ricezione.
• Nominare il delegato mediante atto scritto formale che deve essere accettato, contenente tutte le istruzioni, sia in termini di trattamento dei dati personali ex articolo 29 Gdpr, sia in termini di istruzioni sull’uso dell’app VerificaC19 da utilizzare per validare il Green Pass.
• Domandare a tutto il personale che effettua attività lavorativa nello stabile (collaboratori/dipendenti/lavoratori esterni quali i fornitori), prima dell’ingresso nell’edificio, di esibire il proprio Green Pass, che può essere digitale o cartaceo. Sul punto si potrebbe considerare come via di fuga alternativa, nel solo caso di condominio luogo di lavoro, l’ottenimento dell’autocertificazione da parte del fornitore datore di lavoro, il quale attesti che i dipendenti inviati presso il condominio sono regolari in relazione alla certificazione, previamente verificata. Questo escamotage, però, non limita i rischi sanzionatori in capo al condominio in caso di controllo delle pubbliche autorità e di verifica della non regolarità sui Green Pass dei dipendenti dei fornitori colti in flagranza di certificazione non valida. Non è neppure tanto scontato l’esito della eventuale azione di manleva da parte del condominio verso lo stesso fornitore posto che quest’ultimo, ben potrebbe giustificare l’accaduto sostenendo di aver effettuato la verifica a campione e di non aver controllato proprio quel giorno quel dipendente che non risultava essere a norma.
• Effettuare la verifica. All’atto della verifica, si specifica che l’applicativo può fornire i seguenti tipi di risposta: a) in caso di schermata verde o blu il soggetto potrà entrare nell’edificio. b) In caso di schermata rossa al soggetto dovrà essere impedito l’ingresso. In tale frangente, laddove fosse stato nominato e formato un delegato, questi deve notificare all’amministratore pro tempore che il soggetto è stato allontanato dall’edificio in modo che lo stesso possa avviare l’iter necessario per assegnargli l’assenza ingiustificata in caso di dipendente diretto (portiere dello stabile), ovvero, in caso di fornitore, per comunicare al suo datore di lavoro la circostanza dell’allontanamento e, contestualmente, agire per la eventuale totale o parziale mancanza della prestazione da parte dello stesso fornitore. Certo è che in caso di mancata esibizione del certificato l’accertatore o il suo delegato dovrà procedere a richiedere l’allontanamento del soggetto.
• Se vi siano dubbi sull’identità del soggetto, raffrontare il Certificato Verde con il documento di identità che dovrà essere esibito a richiesta.
• Il delegato, come espresso anche dal Garante per la tutela dei dati personali, non deve raccogliere alcuna tipologia di dato dell’interessato, né potrà conservare il QR code delle certificazioni verdi, né effettuare diversi trattamenti come estrarre, consultare, effettuare lo “screen shot” del risultato, registrare o rilevare, la data di scadenza del Certificato Verde.
• Nel caso in cui il soggetto accertato dovesse opporre resistenza insistendo al fine di entrare nell’edificio, si consiglia di contattare le forze dell’ordine.
• Istruire il delegato sull’adozione delle misure di sicurezza in relazione al trattamento dati che si appresta ad effettuare: i device utilizzati, in particolare, dovranno essere protetti da antivirus e da programmi idonei a evitare la perdita di riservatezza o di disponibilità dei dati. Lo schermo dovrà essere direzionato in modo che possa essere visto solo dal delegato e non da soggetti terzi. Non devono venire comunicati i dati personali trattati in ragione del proprio ruolo all’esterno, salvo che tale comunicazione sia necessaria per l’esecuzione del proprio compito e che si sia certi che le persone esterne siano autorizzate a conoscere le informazioni. È vietata qualsiasi forma di diffusione e comunicazione dei dati personali trattati, fatti salvi i casi esplicitamente previsti da norme di legge e di regolamento. Insomma, occorre verificare che tutte le operazioni di verifica avvengano in forma quanto più possibile riservata.
• In caso di attacco informatico o, comunque, di perdita di riservatezza o di disponibilità dei dati, il delegato è tenuto a notiziare dell’accaduto amministratore pro tempore, così come a questi si deve comunicare qualunque notizia possa essere ritenuta rilevante con riferimento al trattamento dei dati personali, in particolare laddove vi siano richieste dei soggetti interessati relative all’esercizio dei loro diritti come previsti dal Regolamento. Il delegato dovrà sapere anche che dovrà rivolgersi all’amministratore o a persona da questi delegata anche in caso di eventuali dubbi o notizie che si reputino rilevanti con riferimento al trattamento dei dati personali.
• Occorre integrare il registro delle attività dei trattamenti in relazione a questa ulteriore incombenza per lo studio di amministrazione.
• Infine, occorre ricordare che tale procedura è richiesta esclusivamente per il personale che effettua attività lavorativa nel Condominio e non per chi vi transita o per i condòmini (ad esempio in sede di assemblea nell’androne).

Avvocato Carlo Pikler (Centro studi Privacy and Legal Advice)