Lo stato di fatto
Il processo di digitalizzazione è al centro del cambiamento che sta subendo il sistema di gestione condominiale, per adattarsi ai ritmi e alle regole della vita contemporanea. Questa rivoluzione digitale va di pari passo e si potenzia con la diffusione del concetto di casa smart, caratterizzata da sistemi di domotica, automatizzati e controllabili a distanza, che stanno rendendo le abitazioni e gli edifici sempre più tecnologici ed efficienti. Il cambiamento verso il digitale è necessario per diversi motivi: i condomini sono sempre più abitati da giovani, da una nuova generazione che per abitudine – non solo per comodità – si affida a servizi online; inoltre sono stati introdotti negli ultimi anni nuovi obblighi legati alla fatturazione elettronica, alla garanzia di trasparenza e alla gestione digitale che hanno portato gli amministratori ad utilizzare software dedicati; la tecnologia sta trasformando sempre di più le abitazioni e per questo si rendono necessarie competenze digitali anche nella gestione di un condominio. Tra i vantaggi che il professionista può trovare nella digitalizzazione c’è la possibilità di ridurre il margine d’errore, velocizzare alcuni processi, aumentare la precisione, ridurre le distanze e i tempi e poter accedere da diversi dispositivi – computer, tablet, cellulare – in qualsiasi momento al controllo della gestione del condominio. Tuttavia, nonostante la sempre più spinta digitalizzazione, rimane fondamentale, in una professione come quella dell’amministratore condominiale, mantenere un controllo “umano” al proprio lavoro per rimanere un punto di riferimento “in carne ed ossa” verso i propri clienti, alla luce in particolare della maggior importanza – e responsabilità – a livello sociale che le nuove normative (in particolare la norma UNI 10801:2024) gli attribuiscono.
Principali ostacoli alla digitalizzazione
Nonostante questo processo sia in atto già da qualche anno, nel settore si nota come non tutti gli amministratori si sentano pronti o d’accordo nel fare questo passo, in particolare nel caso di coloro che praticano questa professione da diversi anni. Resta comunque importante tenersi informati e formati rispetto all’andamento del settore e provare a sperimentare nuove modalità, condividendo la propria esperienza con altri professionisti del proprio settore.
È evidente come nel contesto dell’amministrazione condominiale, come in altri campi storici legati al mondo immobiliare e delle costruzioni, siano necessari un cambio di mentalità e una strategia per attuare questo cambiamento. Oltre alla normale amministrazione, spesso si rendono infatti necessari degli interventi tempestivi per risolvere emergenze o conflitti. L’amministrazione condominiale è un sistema complesso che integra diverse competenze e che necessita di formazione specifica, in particolare proprio nel campo dell’innovazione digitale, spesso rallentata dalla burocrazia e dai costanti e continui aggiornamenti normativi.
Servizi digitali e strumenti per gli amministratori condominiali
Sono ormai diversi i programmi e i software a disposizione degli amministratori di condominio a supporto della loro attività. Negli anni si è passati da piattaforme digitali per lo svolgimento delle mansioni principali a livello gestionale alla creazione di un’intera offerta che annovera anche dei veri e propri “assistenti digitali” basati sull’AI, l’intelligenza artificiale, pronti a supportare il lavoro dei professionisti in qualsiasi momento della giornata. Di seguito si riportano alcune tra le attività principali che l’amministratore di condominio può svolgere tramite questi programmi:
Archivio digitale
Il primo grande cambiamento nel lavoro dell’amministratore di condominio con il passaggio a un sistema digitale è quello di riunire tutto il materiale necessario allo svolgimento della propria attività in un unico sistema gestionale che permette di facilitare la ricerca e la consultazione dei documenti (accessibile 24h su 24h), nonché di proteggerli e catalogarli in modo più chiaro e ordinato. Questi sistemi permettono allo stesso tempo di conservare il registro storico degli incarichi, preservandolo dall’usura del tempo, a cui è soggetto ogni archivio materiale, e costituiscono un notevole risparmio di spazio e di tempo all’interno dello studio professionale, migliorando l’efficienza complessiva.
L’archivio digitale, come quello cartaceo, deve sottostare a indicazioni riguardanti la sua protezione tra cui le norme ISO/IEC 29134:2017 (Valutazione d’Impatto sulla Protezione dei Dati), ISO 27001 (Gestione della Sicurezza delle Informazioni) e il Regolamento UE n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati o GDPR). In linea generale si deve garantire un backup su memoria esterna (accessibile solo a figure autorizzate) e le opportune protezioni da virus e accessi indesiderati.
Gestione amministrativa
L’archivio digitale permette non solo di conservare i documenti, ma costituisce anche una banca dati nella quale è possibile schedare clienti, fornitori, collaboratori, impianti, ecc. inserendo tutti i dati utili e rimandando direttamente ai relativi servizi erogati, nonché alle pratiche e ai contratti. Grazie a questo database la creazione dei documenti viene facilitata, rendendo più immediate la compilazione e l’emissione di fatture, per esempio. Oltre a questo, è possibile calendarizzare le scadenze dei vari procedimenti e rendere automatico l’invio delle pratiche in questione, nonché di promemoria ai diretti interessati.
Una gestione online permette di facilitare i pagamenti: la fatturazione elettronica viene automatizzata per l’emissione e la registrazione delle fatture, riducendo errori e risparmiando tempo; con i pagamenti digitali gli amministratori possono gestire in modo rapido e sicuro le transazioni, tenendone adeguata traccia ed evitando, attraverso le nuove tecnologie, i vecchi sistemi basati su token e procedure fisiche. Ne risulta quindi una gestione più agevole e trasparente che facilita anche il bilancio condominiale, nonché l’analisi delle spese per ottimizzare l’efficienza economica. Per quanto riguarda la redazione dei verbali delle assemblee di condominio, questo processo viene facilitato tramite l’utilizzo di AI, oggi in grado di elaborare e riassumere i contenuti delle riunioni in modo chiaro e immeditato.
Firma digitale
Questo passaggio è fondamentale per autenticare i file digitali e deve essere registrata dall’amministratore in carica. Si tratta di un procedimento ormai ampiamente diffuso che facilita la gestione a distanza dei documenti. In queste dinamiche risultano utili anche gli strumenti di identificazione sicura come lo SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale) e la CIE (Carta d’Identità Elettronica).
Condivisione
L’utilizzo di una piattaforma online – che può essere legata direttamente a un sito web condominiale – permette al professionista di condividere ogni tipo di documento, materiale informativo, ecc. con i propri colleghi e con i condomini. Questo sistema permette di gestirne la visualizzazione, limitandola a chi ne ha il diritto/ autorità e garantendo quindi un maggior livello di privacy rispetto alla diffusione di materiale cartaceo. Con l’utilizzo dell’AI l’amministratore può facilmente creare presentazioni, video, infografiche, materiale utile a informare i condomini, risparmiando tempo e rendendo più chiare le comunicazioni, nonché le norme e i regolamenti; allo stesso modo pu. comunicare facilmente eventuali riunioni, assemblee, novità, interventi programmati e aggiornare in modo celere i diretti interessati rispetto a guasti e emergenze. Questo sistema collegato ad un’agenda condivisa aiuta il professionista stesso nell’organizzazione e ottimizzazione del proprio lavoro.
Assistenza ai condomini
La gestione digitale permette ai condomini di interagire in ogni momento con l’amministratore di riferimento, trovando le informazioni e la risposta alle domande più frequenti direttamente sulle pagine dedicate al proprio condominio o sottoponendo le proprie questioni a un assistente virtuale in grado di elaborare risposte al momento e di trasmettere relative comunicazioni al professionista. Inoltre, le esigenze date dal Covid-19 hanno favorito ulteriormente il passaggio verso le riunioni condominiali da remoto (normate dalla Legge n. 126 del 2020) che facilitano la partecipazione di un maggior numero di condomini. A tal proposito, gli spazi dedicati alla gestione digitale del condominio possono rivelarsi utili nel rimandare alla piattaforma scelta per la riunione, dare indicazioni sulle modalità di accesso e sull’ordine del giorno e registrare presenze, assenze e deleghe.
Monitoraggio del condominio
Come anticipato, il sistema di gestione digitale si può integrare con una gestione automatizzata della struttura condominiale. Infatti, è possibile per l’amministratore controllare a distanza le videocamere, i cancelli, le porte e gli accessi alle aree comuni, monitorando lo stabile e permettendo l’accesso ad eventuali figure autorizzate (per esempio, ad effettuare interventi di manutenzione). Non da meno, un condominio smart è un edificio che permette di registrare funzioni differenti (misurazione consumi, gestione impianti e risparmio energetico) integrandole e mettendole in relazione tra loro in modo da ottimizzarne la gestione e riducendone i costi. Questo metodo permette di prevenire danni agli impianti, agendo per tempo sui “punti deboli” dell’edificio e comunicando direttamente con collaboratori di riferimento per programmare interventi di manutenzione quando necessari.
Intelligenza artificiale
La diffusione dell’uso dell’intelligenza artificiale costituisce anche nell’ambito della gestione condominiale una risorsa, in particolare per l’ottimizzazione di alcune pratiche che sono già state portate alla versione digitale ma possono essere ulteriormente incrementate. Tra i vantaggi principali è evidente la possibilità di automatizzare le attività ripetitive come la registrazione delle spese e la gestione delle manutenzioni programmate. I software che utilizzano l’intelligenza artificiale sono infatti in grado autonomamente di analizzare, categorizzare e registrare le spese nel bilancio condominiale e monitorare gli impianti per attivare eventuali richieste di intervento preventivo. Questi sistemi permettono di migliorare la pianificazione a lungo termine fornendo un’analisi predittiva che permette di ridurre costi e di prevenire un maggior numero di danni all’immobile, identificando dai dati storici del condominio i suoi “punti deboli”.
L’AI si dimostra efficace anche nella trasmissione di messaggi ai condomini legati a informative e segnalazioni. I cosiddetti chatbot possono occuparsi anche di rispondere agli inquilini rispetto alle questioni più frequenti e possono registrare tensioni e preoccupazioni all’interno di un condominio, permettendo all’amministratore di intervenire per tempo e di prevenire più facilmente dei conflitti. È fondamentale, riguardo a quest’ultimo punto, sottolineare quanto sia importante che il professionista mantenga comunque il controllo della propria attività, nonché le sue capacità gestionali, strategiche, di problem solving e di mediazione, che restano caratteristiche umane e professionali non sostituibili nella loro qualità e nel loro valore dalla tecnologia.
Le tecnologie avanzate risultano utili anche per l’ottimizzazione delle strategie comunicative del professionista, poiché costituiscono un potente strumento per incrementare la propria efficienza nell’ambito della comunicazione, della pubblicità e nel marketing. Tramite l’intelligenza artificiale vengono ottimizzati, infatti, la gestione dei social media, il content marketing, l’e-mail marketing e in generale Per quanto riguarda il tema della sicurezza, tramite l’AI si possono controllare gli accessi ed identificare potenziali minacce tramite il riconoscimento dei volti e il monitoraggio degli spazi comuni. Tuttavia, questo genere di gestione è al centro di dibattiti e sfide rispetto ad aspetti etici legati alla privacy e alla gestione dei dati. È in ogni caso importante informare ed educare gli utenti all’utilizzo di questo strumento in modo sicuro e senza preoccupazioni o resistenze.
Di seguito si riassumono i temi chiave riguardanti l’applicazione dell’AI nell’amministrazione condominiale:
Privacy
Come già introdotto nel paragrafo dedicato al focus sulla privacy trattato nella norma UNI 10801:2024, la gestione dei dati di un condominio e la loro tutela sono compito dell’amministratore di condominio. Nel momento in cui i documenti contenenti questi dati vengono gestiti online è necessario che il professionista abbia un ulteriore attenzione nella gestione, al fine di prevenire possibili infrazioni e diffusioni non autorizzate.
Il tema della privacy relativa a un condominio è trattato nel General Data Protection Regulation (conosciuto con l’acronimo GDPR) e proprio al mondo digitale si riferisce la Legge 220 del 2012 legata al tema “condominio digitale”, nonché le linee guida 3/2019 sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video. In riferimento al GDPR, l’amministratore condominiale viene considerato il “Titolare del trattamento” dei dati personali dei condomini, ovvero il responsabile della loro raccolta, conservazione e gestione in conformità con le normative, in modo sicuro e in maniera tale da garantirne la fruizione solo a chi ne ha il diritto. Nel caso in cui l’amministratore dovesse venir meno al suo incarico e violare la privacy dei condomini venire incontro, secondo i casi, a sanzioni amministrative, a azioni legali da parte dei condomini, alla revoca dell’incarico.
Di seguito si riportano alcuni punti ai quali prestare particolare attenzione e relative modalità di gestione funzionali alla protezione dei dati:
- accesso alla documentazione contabile:
è importante limitare l’accesso solo a chi ne ha l’autorizzazione (amministratori, membri del consiglio comunale, terzi con specifiche esigenze, ecc.) e presenziare durante la consultazione dei dati, in modo da evitarne la diffusione. In linea generale, è inoltre importante che il professionista conservi la documentazione ufficiale utilizzando sistemi sicuri e protetti da password e/o altri sistemi di identificazione per regolarne l’accesso.
- accesso all’anagrafe condominiale:
preservare la riservatezza dei dati limitandone l’accesso solo secondo fini legittimi, come la gestione delle quote condominiali o per comunicazioni ufficiali.
- nomi dei condomini morosi:
le normative consentono all’amministratore di condominio di rendere pubblici i nomi dei morosi ai creditori e agli altri condomini, pur garantendone la privacy e agendo solo secondo stretta necessità per il buon funzionamento del condominio. Per questo è importante evitare di esporne pubblicamente l’elenco (per esempio durante le riunioni aperte o sulla bacheca condominiale). I casi di morosità vanno trattati secondo discretezza e cercando di proteggere i diretti interessati dall’essere contrassegnati come negativi per mantenere un buon clima all’interno del condominio.
- visione delle telecamere di videosorveglianza:
è essenziale che l’amministratore stabilisca e metta in chiaro un protocollo per la consultazione delle registrazioni, in modo da limitarne l’accesso a casi di necessità e a individui autorizzati. Proprio rispetto a questo tema fanno riferimento le già citate linee guida 3/2019 sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video.
- diritti dell’affittuario: l’amministratore deve essere trasparente e garantire il diritto all’informazione proprio degli affittuari sui temi che li riguardano direttamente, come la gestione degli spazi comuni ed eventuali interventi all’interno del condominio, pur rispettandone la privacy.