Assemblea condominiale: quali sono i punti fondamentali per la sua buona riuscita

L’assemblea di condominio è l’organo di riferimento per tutti i proprietari di un edificio residenziale condiviso. Durante i lavori dell’assemblea vengono prese decisioni importanti, riguardanti ad esempio la gestione e la manutenzione dell’intera struttura.

L’assemblea di condominio è, nello specifico, l’organo deliberativo competente che ha il compito di prendere le decisioni più rilevanti in merito all’organizzazione della vita di condominio.

Infatti, secondo l’articolo 1130, numero 4 del Codice Civile, l’amministratore possiede poteri autonomi circoscritti al “compiere atti conservativi relativi alle parti comuni dell’edificio”, oltre alla tenuta dei registri contabili e agli adempimenti di legge.

Secondo le regolamentazioni, inoltre, è di interesse di tutti i condomini ciò che viene rappresentato all’interno dell’organo collegiale e per questo sono tutti legittimati a partecipare alle assemblee.

Data l’importanza dell’organo assembleare e il numero di persone coinvolte, avere una buona organizzazione è fondamentale. È bene, quindi, gestire al meglio la convocazione assemblea condominiale, informando tutti della data, dell’ora e del luogo, così che possano organizzarsi per partecipare.

Successivamente sarà altrettanto necessario prestare estrema attenzione anche alla gestione dei vari momenti dell’assemblea, tra cui l’appello, la stesura del verbale, il momento della votazione e, infine, della delibera.

Cos’è un’assemblea condominiale e come si convoca

Durante i lavori dell’assemblea condominiale, come abbiamo accennato, si discute di tutto ciò che può riguardare la gestione del condominio. Esistono essenzialmente due tipi di assemblee:

● Ordinaria, dove l’ordine del giorno fà riferimento all’approvazione del rendiconto consuntivo e del preventivo.

● Straordinaria, assemblee relative e tutte le altre casistiche.

È importante, inoltre, sottolineare che la nomenclatura di assemblea ordinaria o straordinaria non ha influenza sulla validità delle delibere: se l’amministratore dovesse definire un’assemblea straordinaria ma poi questa si rivelasse essere ordinaria, non vi saranno infatti conseguenze.

Secondo l’articolo 66 del Codice Civile, è l’amministratore di condominio che convoca l’assemblea, solitamente, a meno che questo non sia mai stato eletto e quindi la residenza condominiale ne sia sprovvista: in questo caso, quindi, l’assemblea viene indetta da un condomino che si prende a carico la questione e la responsabilità, nel rispetto delle regole e modalità previste dal Codice Civile.

È opportuno precisare come, a fronte di queste due casistiche più comuni, esistono varie eccezioni previste dal Codice Civile e che rendono obbligatoria la convocazione dell’assemblea condominiale.

Dal momento in cui l’amministratore, o il condomino responsabile, si ritrova a dover indire un’assemblea, questo è obbligato per legge (art. 66 comma 3 disp. att.ve del Codice Civile) a inviare comunicazione almeno cinque giorni prima la data stabilita.

Inoltre, sono accettati solo determinati canali di comunicazione, come raccomandata, PEC, fax o consegna a mano. La convocazione via email, per quanto comoda e utilizzata, non è accettata e considerata ufficiale.

Nella convocazione sarà necessario indicare data, luogo dell’assemblea e l’ordine del giorno, con l’aggiunta della specifica “varie ed eventuali” così da lasciare libera la possibilità a chiunque di intervenire, nel caso voglia approfittare della riunione per discutere di altre questioni secondarie.

In più è uso comune allegare già anche il documento di delega nel caso in cui il condomino convocato non voglia o non possa presenziare e sia necessario perciò mandare un’altra persona a rappresentarlo.

Come si svolge un’assemblea condominiale

Durante l’assemblea condominiale, si procede prima alla nomina di due figure fondamentali all’interno di questa:

● Il presidente, che svolge il ruolo di moderatore. Il suo compito prevede, infatti, la direzione e la guida della discussione.

● Il segretario, che si occupa di coordinare l’assemblea e soprattutto redigere il verbale.

Queste due figure, in verità, non sono indicate all’interno del Codice Civile e non vengono perciò considerate obbligatorie. Nonostante ciò, è fortemente consigliato che vengano nominati presidente e segretario, per evitare inutili contestazioni e far acquisire maggior valore al documento di verbale.

Prima di iniziare a discutere dei punti salienti, è necessario verificare che sia stato raggiunto il numero minimo di partecipanti richiesti, ovvero il “quorum costitutivo”. Secondo l’art. 1136, comma 1 del Codice Civile, l’assemblea in prima convocazione è regolamentare se il quorum costitutivo rappresenta i due terzi del valore dell’edificio e la maggioranza dei partecipanti al condominio.

Dopo le verifiche delle presenze e delle deleghe, che devono essere presentare in maniera scritta, i partecipanti possono iniziare a discutere i punti all’ordine del giorno. Per ogni discussione ne segue una votazione.

Conteggiata la maggioranza dei voti, vengono stilate le delibere. I quorum deliberativi variano in base alla convocazione dell’assemblea (prima o seconda convocazione) e tengono in considerazione sia gli intervenuti, sia il valore dell’edificio.

Una volta approvate, le delibere devono poi essere rispettate da tutti i condomini, compresi gli assenti e coloro che hanno votato contro, ma, nel caso in cui queste vengano considerate contrarie alla legge o che ledano i propri diritti, è possibile intraprendere un’azione legale per richiederne l’annullamento.

Trasmissione del verbale e impugnazione

Durante lo svolgimento dell’assemblea è importante registrare il suo andamento e tutti i suoi punti fondamentali, che saranno usati successivamente per la redazione di un verbale, ovvero un documento ufficiale in cui venga presentato un resoconto dell’assemblea.

All’interno del verbale devono essere registrati tutti i passaggi chiave, a partire dalla verifica del quorum, fino alle decisioni prese e i dati relativi alle valutazioni. Questo documento deve risultare sintetico, ma dettagliato così da evitare che si possano presentare dubbi.

È importante, inoltre, che vi siano inclusi tutti gli interventi dei condomini, specialmente quelli contrari alle decisioni prese, per prevenire che vi siano incomprensioni future e scongiurare eventuali accuse o contestazioni.

Questo documento rappresenta una testimonianza preziosa dello svolgimento dell’assemblea e deve essere conservato nell’apposito registro, che deve rimanere in possesso dell’amministratore e all’interno del quale sono presenti tutte le delibere e le decisioni prese.

Nel caso in cui una delibera, però, non venga accettata o presenti delle irregolarità, può avvenire quella che si chiama l’impugnazione, ovvero una contestazione per via legali affinché venga richiesto il suo annullamento o la modifica.
L’impugnazione è un processo complesso e richiede la consulenza di un avvocato, per questo è ritenuta accettabile solo in caso in cui la delibera venga considerata illegale o in grado di ledere i diritti dei condomini.

Conclusioni

Le assemblee sono importanti all’interno dell’organizzazione condominiale, in quanto utili a prendere decisioni fondamentali e mantenere una corretta gestione del complesso residenziale.

Deve essere indetta dall’amministratore, o da un condomino che se ne prende la responsabilità, e deve seguire delle procedure specifiche, tra cui la convocazione per tempo, la gestione dell’assemblea stessa, la stesura del verbale e le azioni da intraprendere in caso arrivino impugnazioni da parte dei condomini.

È importante perciò che l’assemblea di condominio sia ben organizzata e gestita, con verbale accurato, in modo che venga assicurata una corretta presa di decisione e trasparenza nella gestione e nella tutela dei diritti di tutti i condomini.